פרויקטים / קובץ צ'ק-אין חודשי בלחיצת כפתור

אוטומציה · אקסל

קובץ צ'ק-אין חודשי בלחיצת כפתור

תוכנה קטנה לבית מלון: כפתור אחד על שולחן העבודה מכין את כל קובץ החודש, ומי שאחראית עליו כבר לא צריכה לחכות לאף אחד.

יונתן מנור3 דקות קריאה

הבעיה

בבית מלון שאני מלווה מתכננים את הצ'ק-אין היומי בקובץ אקסל, עם גיליון נפרד לכל יום בחודש. בתחילת כל חודש מישהו היה צריך להכין את הקובץ: להעתיק את הטבלה מהקובץ של החודש הקודם, ליצור גיליון לכל יום, ולהדביק את הטבלה בכל אחד מהם.

האחראית על התכנון היא עובדת ותיקה, אבל מחשבים הם לא התחום שלה. אז בכל תחילת חודש היא חיכתה לחברה שלה, שמבינה יותר במחשבים, שתכין לה את הקובץ. כלומר, היא הייתה תלויה במישהו אחר בשביל משימה טכנית לגמרי.

הפתרון

בניתי תוכנה קטנה עם כפתור אחד, שיושב על שולחן העבודה. לחיצה אחת, ונוצר קובץ חדש עם כל הגיליונות של החודש, מוכנים לעבודה. שם הקובץ הוא החודש והשנה, והוא נשמר ישר על שולחן העבודה, איפה שקל למצוא אותו.

שני פרטים קטנים שעושים את ההבדל:

• אי אפשר ליצור את אותו חודש פעמיים. אם לוחצים שוב באותו חודש, התוכנה לא דורסת כלום. היא פשוט מודיעה שהקובץ כבר קיים.
• התבנית מוגנת. הגבלתי את העריכה שלה והסתרתי את כל הקבצים שהתוכנה משתמשת בהם, כך שאין מה לשנות או למחוק בטעות.

כשבונים כלי למי שהמחשב לא טבעי לו, המטרה היא לא ללמד אותו את המערכת, אלא לבנות מערכת שאין בה מה ללמוד.

מה זה נותן

מאז הם כבר לא פונים אליי בנושא, ואף אחד לא מכין את הקובץ ידנית. האחראית לוחצת על הכפתור בתחילת החודש ומתחילה לעבוד, בלי לחכות לאף אחד.