פרויקטים / שלושה אקסלים במקום ערימת פתקים

ארגון · עסקים קטנים

שלושה אקסלים במקום ערימת פתקים

עסק לספרים שניהל הכול בפתקים ובמחברות. הגרסה הראשונה שבניתי להם הייתה גדולה מדי, והגרסה שעובדת היא דווקא הפשוטה.

יונתן מנור4 דקות קריאה

הבעיה

עסק קטן לספרים ניהל את כל המכירות, המלאי והחובות של הלקוחות בפתקים ובמחברות. הבעלים מבוגרים, והמחשב לא היה חלק מהיום-יום שלהם. כשהכול כתוב ביד ובכמה מקומות, קשה לדעת מי חייב כמה, ומה באמת נמכר.

הניסיון הראשון

הגרסה הראשונה שבניתי להם הייתה גרנדיוזית. היא הייתה משוכללת מדי, עם יותר מדי פרטים ויותר מדי מדידות, והרגישה כמו מוצר מוגמר של חברת תוכנה. על הנייר היא ענתה על הכול, אבל הם פשוט לא אהבו אותה. היא הבהילה אותם.

לקח לי זמן להבין שהבעיה לא הייתה בהם. בניתי את מה שאני חשבתי שעסק צריך, ולא את מה שהם יכולים ורוצים להפעיל.

נפגשים באמצע

משם עבדנו לאט ובסבלנות, והורדתי כל מה שלא היה הכרחי, עד שנפגשנו באמצע: פתרון שלא מבהיל ולא משוכלל מדי, אבל עדיין מארגן נכון את המכירות. בסוף נשארו שלושה קבצי אקסל פשוטים, ובעלת העסק למדה לעבוד איתם בעצמה:

• מעקב מכירות.
• כמויות. כמה יחידות נמכרו מכל מוצר.
• חובות ותשלומים. כמה כל לקוח חייב ומה כבר שולם.

המערכת הכי טובה היא לא המשוכללת ביותר. היא זו שמשתמשים בה כל יום.

מה זה נותן

היום הכול מתועד במקום אחד ובצורה מסודרת, בלי בלבול. בכל רגע אפשר לדעת כמה כל לקוח חייב, ולראות כמה רווחית כל חנות שקונה מהם.